Leistungen und Dauer sinnvoll planen: Puffer, Einwirkzeit, Pausen

Warum realistische Dauern so viel ausmachen

Am Telefon planst du aus dem Gefühl: „Die Kundin kenne ich, das dauert eine Stunde.“ Bei der Online-Buchung entscheidet die Dauer, die du für die Leistung hinterlegt hast. Ist sie zu knapp, landet der nächste Termin direkt dahinter, und jede kleine Verzögerung schiebt sich durch den ganzen Tag.

Ist die Dauer dagegen etwas großzügig, passiert wenig: Du bist mal fünf Minuten früher fertig, fegst in Ruhe oder trinkst einen Kaffee. Im Zweifel lieber etwas zu lang als zu kurz.

Die eigene Zeit messen

Schätzungen sind oft zu optimistisch, weil man an die Termine denkt, die glatt liefen. Besser: Notier eine Woche lang für deine wichtigsten Leistungen, wie lange sie wirklich dauern, von der Begrüßung bis zum Bezahlen. Ein Zettel neben der Kasse reicht.

Nimm dann nicht den schnellsten Wert, sondern einen, mit dem du an den meisten Tagen hinkommst. Wenn ein Herrenschnitt meistens 25 Minuten dauert und manchmal 35, plan eher mit 30 als mit 25.

Arbeiten mehrere Leute im Team, unterscheiden sich die Zeiten oft. In Kammzeit hat eine Leistung eine Dauer für alle, die sie anbieten. Wähle sie so, dass auch die Langsamste im Team hinkommt.

Puffer einplanen

Ein Termin besteht nicht nur aus Schneiden. Dazu kommen:

• Begrüßung, Jacke abnehmen, kurze Beratung,
• Haare waschen,
• Kassieren und den nächsten Termin ausmachen,
• Platz aufräumen, Haare zusammenfegen, Werkzeug reinigen.

Diese Minuten fallen bei jedem Termin an, auch wenn sie sich klein anfühlen. Rechne sie in die Dauer der Leistung ein. Fünf bis zehn Minuten pro Termin sind ein brauchbarer Startwert, den du nach ein paar Wochen nachjustierst.

Ein eigenes Pufferfeld gibt es in Kammzeit nicht; der Puffer gehört in die Dauer. Die Kundin sieht dann zum Beispiel 45 Minuten, auch wenn du nur 35 davon schneidest. Das ist in Ordnung, die Zeit gehört zum Termin.

Einwirkzeiten beim Färben

Bei Farbe, Tönung oder Dauerwelle kommt die Einwirkzeit dazu. Sie richtet sich nach dem Produkt, also nach den Angaben des Herstellers, und nach dem Haar. So könnte eine Ansatzfarbe mit Schnitt aussehen:

Setz für jeden Schritt deine eigenen Werte ein. Die Einwirkzeit ist dabei der einzige Teil, den du nicht beschleunigen kannst.

Während der Einwirkzeit hast du die Hände frei, und es liegt nahe, in dieser Zeit eine zweite Kundin dazwischenzuschieben. Kammzeit plant pro Mitarbeiter aber einen Termin nach dem anderen. Für dieselbe Person lässt der Kalender keine Überschneidungen zu, auch nicht beim manuellen Eintragen. Die Einwirkzeit blockiert also den ganzen Block. Nutze sie für Vorbereitung, Rückrufe oder eine kurze Pause. Wenn das Arbeiten in der Einwirkzeit für deinen Salon unverzichtbar ist, solltest du wissen, dass Kammzeit das derzeit nicht abbildet.

Varianten statt Einheitsdauer

Ein Schnitt beim kinnlangen Bob dauert anders als bei Haaren bis zur Hüfte. Wenn du nur eine Leistung „Damenhaarschnitt“ mit einer Dauer anlegst, liegt die Zeit oft daneben. Leg lieber Varianten an:

• nach Haarlänge: kurz, mittel, lang,
• nach Umfang: „nur Schneiden“ oder „Waschen, Schneiden, Föhnen“,
• häufige Kombinationen als eigene Leistung, etwa „Ansatzfarbe mit Schnitt“.

Das Letzte ist bei Kammzeit wichtig: Pro Termin bucht die Kundin eine Leistung. Was oft zusammen gebucht wird, legst du deshalb als eigene Leistung mit der Gesamtdauer an.

Nutze die Beschreibung, um zu erklären, was enthalten ist und für wen die Variante gedacht ist: „Für Haare bis Schulterlänge, mit Waschen und Föhnen.“ Das hilft beim Auswählen. Halte die Liste trotzdem überschaubar. Wer sich durch dreißig Einträge scrollen muss, ruft am Ende doch an. Fasse zusammen, was ähnlich lange dauert und ähnlich viel kostet.

Pausen schützen

Wenn jede freie Minute buchbar ist, wird sie irgendwann gebucht. Trag deine Pausen deshalb fest in die Arbeitszeiten ein. In Kammzeit kann jeder Mitarbeiter pro Tag zwei Zeitblöcke haben, zum Beispiel 9:00 bis 13:00 Uhr und 13:45 bis 18:00 Uhr. Dazwischen ist nichts buchbar.

• Mindestvorlauf: Wenn frühestens eine Stunde vorher gebucht werden kann, überrascht dich kein Termin, während du gerade isst.
• Feierabend: Lass die Arbeitszeit dort enden, wo der letzte Termin spätestens fertig sein soll. Kammzeit bietet nur Zeiten an, zu denen die ganze Leistung noch in die Arbeitszeit passt.

Beispiel: eine Leistungsliste

So könnte eine kleine Leistungsliste für einen Friseursalon aussehen. Die Preise sind frei erfunden und dienen nur zur Veranschaulichung. Deine Preise hängen von Standort, Kosten, Ausbildung und Produkten ab.

Preise klar angeben

• Endpreise angeben. Privatkundschaft soll den Preis sehen, den sie am Ende zahlt, inklusive Umsatzsteuer.
• „Ab“-Preise sparsam einsetzen. Wenn der Preis stark vom Aufwand abhängt, ist ein ab-Preis ehrlich. Schreib dazu, wovon er abhängt. Besser sind Varianten mit festen Preisen. In Kammzeit trägst du einen festen Betrag ein; ein „ab“ schreibst du bei Bedarf in den Namen oder die Beschreibung.
• Preisliste im Salon. Unabhängig von der Buchungsseite verlangt die Preisangabenverordnung, dass die Preise deiner wesentlichen Leistungen im Salon gut sichtbar aushängen.
• Preis und Dauer zusammen prüfen. Wenn eine Leistung regelmäßig länger dauert als geplant, ist oft auch der Preis zu niedrig. Rechne nach, was dich eine Stunde am Platz kostet.

Nach vier Wochen nachjustieren

Die ersten Werte sind ein Entwurf. Schau nach ein paar Wochen in deinen Kalender: Bei welchen Leistungen hängst du regelmäßig hinterher? Dort verlängerst du die Dauer. Wo bist du fast immer zu früh fertig? Dort kürzt du. Zwei oder drei solcher Runden, und dein Kalender passt zu deinem echten Arbeitstag.